Το πρώτο ραντεβού θα έχει διπλάσια διάρκεια (30 λεπτά), προκειμένου να συμπληρωθεί από τον γιατρό ο φάκελος υγείας του πολίτη. Κάθε προσωπικός γιατρός πρέπει να ορίσει το πρόγραμμα των ραντεβού του, σύμφωνα με τον αριθμό του εγγεγραμμένου πληθυσμού που έχει τη δεδομένη χρονική στιγμή. Ο πρώτος προγραμματισμός για το ραντεβού όλων των προσωπικών γιατρών θα πρέπει να έχει ολοκληρωθεί έως τις 20 Σεπτεμβρίου.

Αναφέρεται πως είναι υποχρέωση όλων των προσωπικών γιατρών να επικοινωνήσουν με τους εγγεγραμμένους πολίτες για να συμπληρώσουν τον ιατρικό τους φάκελο, ακόμη και σε περίπτωση που δεν προσέλθουν για ραντεβού. Ο προγραμματισμός των ραντεβού θα πρέπει να γίνεται στο τέλος του μήνα και για τους δύο επόμενους για κάθε προσωπικό γιατρό.

Στην εγκύκλιο αναφέρεται το εξής παράδειγμα: Έστω ότι ένας προσωπικός γιατρός έχει 1.000 εγγεγραμμένους πολίτες. Στο τέλος Σεπτεμβρίου, θα πρέπει να προγραμματιστούν τα ραντεβού για τους μήνες Οκτώβριο και Νοέμβριο. Με βάση τους εγγεγραμμένους πολίτες, ο συγκεκριμένος προσωπικός γιατρός θα πρέπει να έχει προγραμματίσει 20 ώρες για τα ραντεβού. Στο τέλος Οκτωβρίου θα πρέπει να γίνει έλεγχος για τυχόν μεταβολή στον αριθμό των εγγεγραμμένων του συγκεκριμένου προσωπικού γιατρού. Στην περίπτωση που την τελευταία μέρα Οκτωβρίου οι εγγεγραμμένοι πολίτες στο συγκεκριμένο γιατρό έχουν ανέλθει στους 1.700, ο προσωπικός γιατρός πρέπει να διαθέσει επιπλέον 10 ώρες για τον Νοέμβριο, ενώ ο Δεκέμβριος πρέπει να προγραμματιστεί με βάση τον νέο αριθμό.

Τα ραντεβού που θα προγραμματιστούν θα πρέπει να έχουν διάρκεια 15 λεπτών το κάθε ένα, ενώ για τους πολίτες που προγραμματίζουν επίσκεψη για πρώτη φορά, η διάρκεια του ραντεβού θα είναι 30 λεπτά, καθώς απαιτείται η συμπλήρωση του ατομικού φακέλου υγείας κάθε πολίτη.

Τυχόν προγραμματισμένα ραντεβού των πολιτών σε συμβεβλημένους οικογενειακούς γιατρούς που είναι πλέον ενταγμένοι στον θεσμό του προσωπικού γιατρού παραμένουν ως έχουν.